Spørgsmål til de specifikke anbefalinger

Ja.

Fonde, som er omfattet af lov om erhvervsdrivende fonde, er forpligtet til at medtage en redegørelse for fondens uddelingspolitik, jf. årsregnskabslovens § 77 b, uanset om fonden har foretaget uddelinger i det pågældende år.

Uddelingspolitikken skal indeholde en eventuel udarbejdet strategi samt retningslinjer og mål, som bestyrelsen følger ved uddelinger fra fonden.

Uddelingspolitikken kan ikke blot være en afskrift af vedtægten, men skal være en uddybning af, hvorledes fonden konkret forholder sig til spørgsmålet om uddelinger m.v.

Uddelinger kan også forekomme som f.eks. drift af et kollegium, hvor værelserne forudsætningsvis udlejes under markedspris.

Hvis intet medlem af fondens bestyrelse har udført særlige opgaver for fonden ud over bestyrelseshvervet, er anbefalingen ikke relevant for fonden. Der kan enten krydses af i feltet ”ikke relevant”, hvis komitéens redegørelsesskema anvendes, eller der kan som begrundelse anføres, at anbefalingen ikke er relevant for fonden, idet intet medlem af fondens bestyrelse har udført særlige opgaver for fonden ud over bestyrelseshvervet.

Nej, fondens transaktioner med koncernforbundne virksomheder er ikke omfattet af anbefalingen, medmindre transaktionen er omfattet af anbefalingens anvendelsesområde. Det kunne eksempelvis være tilfældet, hvis fonden har foretaget en transaktion med en koncernforbundet virksomhed, som et medlem af fondens ledelse ejer mindst 5 pct. af. Fondens transaktioner med koncernforbundne virksomheder vil derimod være omfattet af årsregnskabslovens regler om transaktioner med nærtstående parter, hvorfor fonden er forpligtet til at oplyse herom i årsregnskabet.

Nej, anbefalingen omfatter alene fondens egne transaktioner med interesseforbundne virksomheder, uanset om der aflægges koncernregnskab eller ej.

Nej, det er bestyrelsens ansvar at sikre, at bestyrelsen er i besiddelse af de relevante bestyrelseskompetencer, ved at indgå i en dialog med de udpegningsberettigede eller at søge vedtægten ændret.

Hvis fonden har en hjemmeside, skal redegørelsen for bestyrelsessammensætningen fremgå både af ledelsesberetningen i fondens årsrapport og på fondens hjemmeside.

Nej. Hvis fonden eksempelvis har fem bestyrelsesmedlemmer og fem dattervirksomheder, vil det ikke være i strid med anbefalingen, hvis hvert bestyrelsesmedlem er repræsenteret i én dattervirksomhed. Det afgørende er, at personsammenfaldet mellem fondens og hver af dattervirksomhedernes bestyrelser ikke forhindrer fondens bestyrelse i at varetage sine ejerinteresser og udøve kontrol med dattervirksomhederne og deres ledelser.

Som udgangspunkt nej. En formand er valgt til varetagelse af en særlig funktion i bestyrelsen. Hvis fondens formand ikke bliver genvalgt som formand, fortsætter vedkommende som medlem af bestyrelsen, medmindre vedkommendes eventuelle udpegningsperiode samtidig udløber, eller vedkommende samtidig falder for en fastsat aldersgrænse.

Ja, ifølge anbefalingen kan et bestyrelsesmedlem godt genudpeges for yderligere perioder, så længe hver udpegningsperiode varer mellem to og fire år. Anbefaling 2.5.1 om udpegningsperiode sætter ikke en grænse for, hvor mange gange et bestyrelsesmedlem kan genudpeges. I relation hertil skal komitéen dog gøre opmærksom på, at et bestyrelsesmedlem ikke anses for uafhængigt, når vedkommende har været medlem af bestyrelsen eller direktionen i mere end 12 år, jf. anbefaling 2.4.1 om uafhængighed.

Indførelsen af en aldersgrænse for bestyrelsesmedlemmer er ikke en lovovertrædelse. Bestyrelsesmedlemmer er ikke i et ansættelsesforhold.

Hvis fonden oplever, at der i et konkret tilfælde er særlige grunde til, at det vil være i fondens interesse at beholde et bestyrelsesmedlem udover en vedtægtsbestemt aldersgrænse, så kan den henvende sig til Erhvervsstyrelsen for at søge om dispensation.

Ja. Medlemmer af en stifterfamilie kan undtages fra en sådan aldersgrænse.

Fonden efterlever anbefalingen om at have en aldersgrænse, hvis fonden redegør for, at fonden har vedtaget en aldersgrænse, men at medlemmer af en stifterfamilie ikke er omfattet.

Det vil afhænge af forholdene i den enkelte fond, hvilke spørgsmål der kan indgå i en bestyrelsesevaluering, men det vigtigste er, at bestyrelsen løbende arbejder hermed.

Du kan læse mere i komitéens vejledning vedrørende bestyrelsesevaluering.

Til inspiration for arbejdet med bestyrelsesevaluering har komitéen udarbejdet følgende spørgsmål, som bestyrelsen kan vælge at inddrage i evalueringsprocessen:

• Er årets gang i tilstrækkelig grad planlagt, således at der foreligger en plan for hvilke emner, der behandles på hvilke bestyrelsesmøder?
• Har bestyrelsen i sit arbejde det korrekte fokus?
• Er bestyrelsens diskussioner åbne og ærlige?
• Er den information bestyrelsen modtager løbende og forud for møder fokuseret på de rigtige problemstillinger og passende i omfang og dybde og tilgængelig i rette tid?
• Har bestyrelsen etableret passende strukturer til sikring af effektiv overvågning af fondens væsentlige aktiviteter, handlinger og risici?
• Er bestyrelsen sammensat hensigtsmæssigt med hensyn til kompetencer, erfaringer og mangfoldighed?
• Er samarbejdet mellem bestyrelsesformanden og resten af bestyrelsen effektivt?
• Er samarbejdet mellem bestyrelsen og direktionen effektivt?
• Evaluerer bestyrelsen sine egne præsentationer?

Det anbefales, at fonden oplyser om vederlaget for hvert enkelt medlem af bestyrelsen og direktionen. Hvis fonden følger anbefalingen delvist, f.eks. ved at oplyse det samlede vederlag, skal det forklares, i hvilket omfang den følger, og hvorfor den ikke følger anbefalingen fuldt ud.

Det følger af erhvervsfondslovens § 49, stk. 2, at fondsmyndigheden kan nedsætte et vederlag til medlemmer af bestyrelsen, jf. lovens § 49, stk. 1. Komitéen har spurgt Erhvervsstyrelsen, hvilke parametre, der tillægges vægt i en vurdering af størrelsen på et vederlag i en erhvervsdrivende fond. Parametrene følger af bemærkningerne til erhvervsfondsloven, der henviser til, at en afgørelse jf. § 49, træffes ud fra en samlet vurdering af alle sagens omstændigheder.

Her lægges der blandt andet vægt på de nedenfor beskrevne forhold, der dog ikke udgør en udtømmende beskrivelse af de hensyn, der kan tillægges vægt ved vurderingen af, om et vederlag er ”sædvanligt” eller ”for højt” efter hvervets art og arbejdet omfang:

• Bestyrelsens tidsforbrug og aktiviteter: Der ses på det faktiske tidsforbrug, men det vurderes også, hvad der er et sædvanligt tidsforbrug i forhold til bestyrelsens aktiviteter.
• Fondens formål, aktiviteter og resultater: Bestyrelsens primære opgave er at opfylde fondens formål, og der kan være afgørende forskel på både arten og omfanget af det arbejde, der kræves for at opfylde forskellige formål. Der tages også hensyn til fondens faktiske aktiviteter og resultater.
• Fondens størrelse: Størrelsen af fondens kapital har den betydning, at der alt andet lige vil være et større arbejde og ansvar forbundet med bestyrelsesarbejdet, jo større fonden er. Fondens størrelse kan således være et parameter i forhold til at vurdere både hvervets art og arbejdets omfang.
• Bestyrelseshonorarer i sammenlignelige virksomheder og fonde: Bestyrelseshonorarer i sammenlignelige fonde og eventuel andre sammenlignelige virksomhedsformer, herunder aktieselskaber, indgår i vurderingen af, hvad der må anses for ”sædvanligt”. Det vil typisk være mest relevant at sammenligne med honorarernes størrelse i andre erhvervsdrivende fonde, der ud fra diverse parametre minder om den pågældende fond, men det kan ikke udelukkes, at det også kan være relevant at se på honorarernes størrelse i andre virksomhedsformer, hvis arbejdet i øvrigt er sammenligneligt.
• Andre forhold, som bestyrelsen skønner relevante.

Hvis fonden ikke udbetaler vederlag og ikke har nogen datterselskaber eller associerede selskaber, er anbefalingen ikke relevant for fonden. Der kan enten krydses af i feltet ”ikke relevant”, hvis komitéens redegørelsesskema anvendes, eller der kan som begrundelse anføres, at anbefalingen ikke er relevant for fonden, idet fonden ikke udbetaler vederlag og ikke har nogen datterselskaber eller associerede selskaber.

Nej, ledelsens vederlag kan offentliggøres, hvis fondens bestyrelse har truffet beslutning derom efter vurdering af, at fondens legitime interesser i offentliggørelse går forud for ledelsens interesser i, at der ikke sker offentliggørelse. En beslutning herom bør fremgå af et bestyrelsesmødereferat.

Vederlag, som et medlem af ledelsen modtager, er en personoplysning, som er beskyttet efter databeskyttelsesreglerne. Det betyder, at der alene kan ske offentliggørelse af ledelsens vederlag, hvis det sker i overensstemmelse med i) en række generelle principper, og ii) der er et retsgrundlag herfor.

Det fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(f), at offentliggørelse af personoplysninger kan ske for at forfølge en legitim interesse, hvis en sådan interesse anses for at veje tungere end det pågældende ledelsesmedlems interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder i denne sammenhæng (den såkaldte "interesseafvejningsregel").

Fondenes indflydelse i samfundet betyder, at fondene er underlagt stor offentlig interesse. Fondene er samtidig karakteriseret ved, at de ikke har nogen ejerkreds, og bestyrelsen fastsætter derfor suverænt deres eget og en eventuel direktions vederlag. Transparens spiller en vigtig rolle for fondenes virke, og dette er et vilkår, som det er naturligt, at personer, der indtræder i en fondsbestyrelse eller direktion, er bekendte med før indtræden.

Offentliggørelse af vederlagsforhold strider således ikke imod databeskyttelsesreglerne, hvis og i den udstrækning fondens interesser vejer tungere end ledelsesmedlemmernes eventuelle interesser i, at der ikke sker offentliggørelse. Anvendelsen af interesseafvejningsreglen forudsætter dog en konkret vurdering.

Det anbefales derfor, at fondens bestyrelse behandler spørgsmålet på et bestyrelsesmøde, hvor det konkret vurderes, hvilke interesser der eventuelt berettiger fondens offentliggørelse af ledelsens vederlag. Bestyrelsens vurdering vil gælde nuværende og fremtidige ledelsesmedlemmer. Derefter vil det alene være ændrede forhold i relation til de konkrete interesser, der blev tillagt betydning ved den oprindelige anvendelse af interesseafvejningsreglen, som bevirker, at der skal foretages en ny vurdering.

I henhold til oplysningspligten skal nye ledelsesmedlemmer gøres opmærksom på den af bestyrelsen eventuelle trufne beslutning om offentliggørelse af vederlag. Denne oplysning bør også medtages i den generelle privatlivspolitik for behandling af ledelsesmedlemmernes personoplysninger. Et medlem af ledelsen har til enhver tid ret til af grunde, der vedrører den pågældendes særlige situation, at gøre indsigelse mod offentliggørelsen af vederlaget, når det er baseret på interesseafvejningsreglen. I tilfælde af indsigelse må fonden ikke længere offentliggøre vederlaget, medmindre bestyrelsen finder, at der er vægtige legitime grunde til fortsat offentliggørelse, der går forud for ledelsesmedlemmets interesser.

Fonden følger anbefalingen, hvis fondens årsregnskab oplyser det individuelle ledelsesmedlems samlede vederlag, som ledelsesmedlemmet i fonden modtager fra fonden, fondens dattervirksomheder og fondens associerede virksomheder. Hvis årsregnskabet derimod alene oplyser det samlede vederlag for hvert ledelsesorgan i fonden, så følger fonden ikke anbefalingen, og bestyrelsen skal i så fald forklare, hvorfor bestyrelsen har valgt at indrette sig anderledes, og hvordan bestyrelsen i stedet har valgt at indrette sig.

Oplysningerne kan eksempelvis angives således:

Ja, ifølge anbefalingen bør fonden også oplyse om vederlag, som eksempelvis et medlem af fondens bestyrelse har modtaget for levering af rådgivningsydelser til fondens dattervirksomheder.